Personalplan

Der Personalplan ist untergliedert in: 

1. Tage
   Ganz oben findest Du die Tage. Klicke einen Tag an, damit Du ihn bearbeiten, löschen oder duplizieren kannst.
   Klicke auf das Plus neben den Tagen um einen oder mehrere neue Tage hinzuzufügen.
   TIPP: Wenn Du komplexe Pläne hast, dann erstelle erst die Struktur an einem Tag und dupliziere sie dann in die anderen
2. Positionen
   Z.B. Theke, Tisch 1-5, Waffelstand, Schminkbude, CleanUp. Du kannst beliebig viele Positionen pro Tag festlegen. Gib einen Namen und eine Beschreibung an. Du musst eine Position haben, um Schichten anlegen zu können.
3. Schichten
   Eine Position kann beliebig viele Schichten haben. Die Schichten sind das Herzstück des Personalplans.
   Hier kannst Du festlegen Wen Du Wann benötigst. Z.B. 2 Personen, Weiblich, mit Qualifikation Service, Bewertung Top und Schlagwort Oktoberfest. Pro Schicht hast Du 2 Planungsoptionen:
1. Selber planen
   In dem Fall kanns Du einfach auf einen Slot klicken, Dir von persoo passendes Personal anzeigen lassen und es verplanen.
2. Zur Bewerbung freigeben
   Gibst Du die Schicht zur Bewerbung frei, bekommt alles passende Personal eine Info, dass es sich hier bewerben kann. Du siehst dann alle Bewerber neben den Slots und kannst zusagen oder absagen. Es ist natürlich auch möglich, die Slots selbst zu verplanen und die Bewerber zu ignoirieren. Beide Versionen nutzen den Benachrichtigungsworkflow. Bedeutet wenn Du z.B. Personal verplanst, wird es informiert und muss der Verplanung zustimmen oder absagen
4. Slots
   Die Kleinste Einheit des Personalplans, Ihnen weist Du die die konkreten Personen zu.
   Wenn Du zum Beispiel am 12.1.2017, für Service von 10:00 - 18:00 Uhr 2 Personen benötigst, wäre 1 Person 1 Slot = Max Mustermann.
1. Du kannst für jede Schicht beliebig viele Slots hinzufügen (oder wieder entfernen über den Papierkorb).
   Achtung: Entfernst Du einen Slot wird die verplante Person aus der Schicht entfernt und es werden sämtliche Infos wie Ist-Zeiten für den Slot gelöscht. Die Person wird per Mail informiert, dass sie doch nicht mehr arbeiten muss.
2. Hast Du einem Slot eine Person zugewiesen, kannst Du für den Slot zusätzlich über das Stift-Icon die Person wieder entfernen oder Ist-Zeiten und Stundenlohn eintragen.

In der Leiste oben findest Du die Tage. Klicke einfach einen Tag an um ihn zu planen und Optionen für den Tag zu erhalten.

Tage erstellen/hinzufügen

1. Klicken Sie auf das Plus neben den Tagen
2. Geben Sie das Datum des Tages an. Wenn sie mehrere hinzufügen wollen, wählen Sie ein "bis" Datum

Tag duplizieren

1. Wähle den Tag den Du duplizieren willst (oben in der Leiste anklicken)
2. Klicke auf "Tag duplizieren"
3. Wähle das Datum des neuen Tages
   Tipp: Wenn Du ein Datum auswählst, was es schon im Personalplan gibt, wird der Tag überschrieben und alles schon geplante ist weg.
4. Wähle die Infos die in den neuen Tag übernommen werden sollen
1. Personalplan
   Übernimm einfach geplante Strukturen (Schichten, Tage, Slots) in andere Tage
2. Geplantes Personal
   Übernimm nicht nur die Strukturen, sondern auch das geplante Personal.
   Das Passiert: Das Personal wird als geplant gekennzeichnet, bekommt eine Info per Mail und muss der Planung noch zustimmen.
5. Klicke auf Tag duplizieren

Tag entfernen

1. Wähle den Tag den Du löschen willst (oben in der Leiste anklicken)
2. Klicke auf "entfernen" unter der Liste der Tage
3. Bestätige das löschen
   Das passiert: Der Tag und seine gesammte Planung wird unwiederbringlich gelöscht. Verplantes Personal wird per Mail informiert, dass es doch nicht mehr arbeiten muss.
   Achtung: Diese Änderung ist nicht rückgängig zu machen.

Position hinzufügen

1. Wähle den Tag (oben in der Leiste)
2. Klicke auf "Neue Position"
3. Gib einen Namen an (z.B. Theke, Waffelstand, Schminkbude, etc.)
4. Gib eine Beschreibung an (nicht notwendig)

Position bearbeiten

1. Klicke auf den Stift neben der Position

Position löschen

1. Klicke auf den Papierkorb neben der Position
2. Bestätige den Dialog
   Das passiert: Alle untergeordneten Schichten und die Personalplanung für diese Position werden unwiederbringlich gelöscht. Es geht eine E-Mail an das betroffene Personal mit einer entsprechenden Information.
   Warnung: Diese Änderung ist nicht rückgängig zu machen!

Eine Position kann beliebig viele Schichten haben. Die Schichten sind das Herzstück des Personalplans.
Hier kannst Du festlegen Wen Du Wann benötigst. Z.B. 2 Personen, Weiblich, mit Qualifikation Service, Bewertung Top und Schlagwort Oktoberfest. Pro Schicht hast Du 2 Planungsoptionen: selber planen oder zur Bewerbung freigeben.

Schichten die Du anlegst werden inkl. aller Einstellungen gespeichert. Legst Du eine neue Schicht an, kannst Du schon angelegte auswählen um nicht alles neu eingeben zu müssen.

Die Einstellungen, die Du hier pflegst werden für die Vorschlagsarlorythmen genutzt. Es wird nur passendes Personal angezeigt oder bekommt eine Aufforderung zu r Bewerbung.

Neue Schicht anlegen

1. Klicke auf "Neue Schicht" unterhalb der Position wo sie hinzugefügt werden soll
2. Gib einen Namen an (z.B. Frühschicht)
   Es werden dir beim Tippen schon angelegte Schichten vorgeschlagen. Klicke einen Vorschlag um die Schicht und alle Einstellungen zu übernehmen. Du kannst Sie noch weiter editieren
3. Fülle die folgenden Informationen aus:
1. Start / Ende der Schicht
2. Pausenzeit in Minuten
3. Benötigtes Personal (wie viele Leute brauchst Du)
4. Stelle(n) der Schicht ausschreiben
   Soll sich Personal auf die Stellen dieser Schicht bewerben können oder nicht
   Das passiert: Es geht eine Info an all Dein Personal, was auf die Anforderungen dieser Schicht passt. Dieses kann sich hierauf bewerben, wenn es arbeiten möchte.
5. Anforderungen Mindestvoting
   Welches Voting muss das Personal mindestens haben um zu passen
6. Mit Gewerbeschein
   Nur Personal mit Abrechnungsmethode Gewerbeschein
7. Pflichtfelder ausgefüllt
   Nur Personal was alle Pflichtfelder der Personaldaten ausgefüllt hat (Einzustellen unter Menüpunkt "Agentur")
8. Geschlecht
   Welches Geschlecht muss das Personal haben (Einzustellen unter Menüpunkt "Agentur")
9. Fähigkeiten
   Welche Fähigkeiten braucht das Personal
10. Tags
    Welche Tags braucht das Personal (Du kannst dem Personal Tags unter dem Menüpunkt: "Personal" zuweisen)

Schicht bearbeiten

1. Klicke auf den Stift neben der Schicht
   Das Passiert: Bei Relevanten Informationen, wie der Uhrzeit geht eine Mail an das verplante Personal raus und es wird wieder auf verplant zurückgesetzt und muss neu bestätigen.

Schicht löschen

1. Klicke auf den Papierkorb neben der Schicht
2. Bestätige den Dialog
   Das passiert: Die Personalplanung für diese Schicht wird unwiederbringlich gelöscht. Es geht eine E-Mail an das betroffene Personal mit einer entsprechenden Information.
   Warnung: Das löschen kann nicht rückgängig gemacht werden

Slot hinzufügen

• Klicke auf "+ Personal für diese Schicht" unter der Schicht, wo Du weiteres Personal benötigst

Slot bearbeiten / Echte Zeiten pflegen

1. Klicke auf den Stift neben dem Slot
2. Bearbeitungsoptionen des Slots
1. Echte Zeiten (Start, Ende, Pausenzeit)
   Für Abrechnungsexport
2. Stundenlohn anpassen
   Für Abrechnungsexport
3. Personalzuweisung löschen
   Das passiert: Es wird die Personalzuweisung inkl. der Zeiten unwiederbringlich gelöscht

Slot löschen

1. Klicke auf den Papierkorb neben dem Slot den Du löschen möchtest
2. Bestätige den Dialog
   Das passiert: Die Personalplanung für diesen Slot wird unwiederbringlich gelöscht, inkl. der gepflegten Zeit. Falls schon verplant geht eine E-Mail an das betroffene Personal mit einer entsprechenden Information, dass es nicht mehr arbeiten muss. Du kannst später jederzeit wieder weitere Slots hinzufügen.

Personal Manuell zu Slot hinzufügen

1. Klicken in den zu befüllenden Slot
2. ENWEDER: Fange an den Namen zu tippen
1. persoo Zeigt nun das gesammte Personal was auf deine Eingabe passt. Unabhängig ob es zu den Kriterien der Schicht passt oder nicht.
2. Die Farben zeigen Dir, ob das Personal kann oder nicht (rot = hat Urlaub oder ist schon verplant, Grün = Kein Urlaub, kann verplant werden)
3. Klicke das Personal an, was Du planen willst
3. ODER: Klicke auf "Vorschläge zeigen"
1. persoo zeigt Dir nun eine Liste von dem Personal, was auf die Anforderungen der Schicht passt, was keinen Urlaub hat, nicht verplant ist und kennzeichnet das Personal, was zu dieser Zeit gerne arbeiten möchte.
2. Klicke auf das Personal, was Du planen willst
4. Das Personal wird nun übernommen.
   Das passiert: Das Personal wird informiert, das Du es geplant hast und wird aufgefordert die Verplanung zu bestätigen (oder abzusagen).
   Der Status in der Planung wird aktualisiert, wenn das Personal reagiert. Du und Deine Personalmanager werden per Mail über die Statusänderung informiert (wenn unter Account  > Benachrichtigungseinstellungen nicht deaktiviert).

Ist eine Schicht offen für Bewerbungen (siehe weiter oben "Schicht" Einstellungen) siehst Du neben den Slots einer Schicht auch die Bewerber.

So gehst Du mit Bewerbungen um

• Klicke auf einen Bewerber um Details zu bekommen
• Klicke auf den Haken um das Personal zu verplanen
  Das passiert: Das Personal wird verplant und bekommt eine Mail mit der Bitte die Planung zu bestätigen oder abzusagen. Status ist "verplant".
• Klicke auf das rote X um dem Personal abzusagen (es verschwindet aus der Liste, Du kannst es auch stehen lassen falls Personal abspringt)
  Das passiert: Das Personal wird über die Absage informiert

Personalpläne können sehr komplex werden. Viele Tage, viele Schichte, viele Positionen, viele Slots. Auch kein Problem für persoo. Behalte mit dem "Focus" den Überblick.

1. Klicke auf Focus "oben rechts"
2. Stelle ein, was eingeblendet werden soll und was nicht
   z.B. blende alle schon geplanten und zugesagten slots aus
3. Fertig. Schon werden alle nicht passenden Slots inkl. Schichten, Positionen und Tagen ausgeblendet

Personalplan als Excel-Tabelle exportieren

1. Klicke im Menü rechts auf "Plan als Excel"
2. Starte den Export
3. Wenn er fertig ist, wird dir der Downloadlink per Mail gesendet. Zum entpacken brauchst Du das angezeigte Passwort (einzusehen auch im Menüpunkt: "Agentur").

Personalplan als PDF-Exportieren

1. Klicke im Menü rechts auf "Plan als PDF"
2. Wähle
1. ob der Report nach Tagen oder Positionen gruppiert sein soll
2. wann die Seiten der PDF umbrochen werden sollen
3. Welches Personal angezeigt werden soll (bestätigt, unbestätigt, etc.)
4. Ob dir passende Vorschläge inkl. Kontakt mit ausgegeben werden sollen. Falls spontan Personal absagt, kannst Du vor Ort mit dem Ausdruck reagieren und alternativen Anrufen.
3. Starte den Export
4. Wenn er fertig ist, wird dir der Downloadlink per Mail gesendet. Zum entpacken brauchst Du das angezeigte Passwort (einzusehen auch im Menüpunkt: "Agentur").

Mailadressen des verplanten Personals exportieren

Da wir keine Massenmails über persoo versenden, kannst Du dir hierüber alle Mailadressen anzeigen lassen und z.B. in Dein Mailprogramm kopieren.

1. Klicke im Menü rechts auf "E-Mailadressen"
2. Wähle von wechem Personal die Adressen exportiert werden sollen (z.B. nur bestätigtes Personal)
3. Die Mailadressen werden dir angezeigt

Personaldaten des verplanten Personals exportieren

Gibt Dir eine Excelliste mit allen Personaldaten (ausser Datei-Uploads) zum verplanten Personal.

1. Klicke im Menü rechts auf "Personaldaten"
2. Starte den Export
3. Wenn er fertig ist, wird dir der Downloadlink per Mail gesendet. Zum entpacken brauchst Du das angezeigte Passwort (einzusehen auch im Menüpunkt: "Agentur").

Link zu einer öffenetlich einsehbaren Seite des Personalplans erstellen/bearbeiten

1. Klicke im Menü rechts auf "Share" / "Edit Sharing"
2. Klicke auf "öffentlichen Link erstellen"
3. Der Link wird nun angezeigt, Du kannst ihn jederzeit über klick auf "Edit Sharing" ansehen. Kopiere ihn und sende ihn an alle Personen, die den Personalplan sehen sollen. Jeder der den Link kennt kann den Personalplan ansehen (aber nicht bearbeiten). Hierzu brauchen Sie keinen persoo Account. 
   Du kannst den Link jederzeit wieder löschen (und bei Bedarf einen neuen generieren).
   Es existiert nicht Standardmäßig ein Link zum Personalplan. Du musst ihn erst aktiv erstellen

Link zu einer öffenetlich einsehbaren Seite löschen

1. Klicke im Menü rechts auf "Edit Sharing"
2. Klicke auf "Öffentlichen Link löschen"
3. Der aktuelle Link ist nun gelöscht und kann nicht wieder verwendet werden.
   Leute die den Link haben und nutzen möchten sehen eine Info, aber nicht mehr den Personalplan.

Personalaufforderungen neu senden

1. Klicke im Menü rechts auf "Personal-Reminder"
2. Wähle welche Erinnerungen neu gesendet werden sollen
1. Personal erinnern, das Verplanungen noch nicht bestätigt oder abgelehnt hat.
2. Personal erinnern, das sich auf offene Stellen bewerben kann.
3. Klicke auf "Erinnerungen senden"
   Das passiert: Das passende Personal bekommt erneut eine Aufforderung sich für passende Stellen zu bewerben und/oder verplantes Personal wird aufgefordert die Verplanung zu bestätigen oder abzulehnen