persoo — Personalplanung für Events

Warum persoo?

Abstimmen, planen, informieren — an einem Ort

Wer kann wann? Wer macht was? Und wer hat gerade abgesagt? Ohne Werkzeug läuft das über Chats, Anrufe und Tabellen. Mit persoo pflegt Dein Personal seine Daten selbst, bekommt die Einladung automatisch und sagt mit einem Klick zu oder ab.

Bedarf ausschreiben — passendes Personal bewirbt sich, Du bestätigst nur noch
Passende Vorschläge nach Skills, Bewertung und Verfügbarkeit — oder gleich automatisch zuteilen
Einladung, Erinnerung und Änderungen gehen automatisch raus
Absagen mit Grund — Du siehst sofort, welcher Platz wieder frei ist
Eventdetails, Treffpunkt und Zeiten jederzeit auf dem Handy

Ohne persooMit persoo

AbstimmenWer kann wann?

Messenger, Telefon, E-Mail

Personal pflegt Daten und Abwesenheiten selbst

BesetzenWer übernimmt?

Jeden einzeln fragen

Passendes Personal bewirbt sich selbst, Du wählst aus

PlanenWer, was, wann, wo

Excel-Liste, Zettel

Planungstafel mit passenden Vorschlägen

InformierenPlan verteilen

Rundnachricht an alle

Einladung und Erinnerung automatisch

ReagierenAbsagen, Fragen

Hinterhertelefonieren

Absage mit Grund, freier Platz sofort sichtbar

Zwei Seiten, ein Plan

Du planst — Dein Personal sieht es sofort.

Was Du an der Planungstafel einträgst, landet ohne Umweg bei Deinem Personal: als Einladung, im Kalender und in der eigenen Übersicht.

team.persoo.de

Deine Planungstafel

Planungstafel in persoo: Position Theke, Spätschicht mit sechs Plätzen, Status zugesagt und eingeladen, Knöpfe Vorschläge und Automatisch zuteilen

Wer zugesagt hat, wer noch antworten muss, welcher Platz frei ist
Vorschläge, automatische Zuteilung, Erinnerungen und Exporte an einer Stelle
Tasks und Team-Chat direkt am Event

crew.persoo.de

Die Sicht Deines Personals

Übersicht in persoo Crew: nächster Einsatz, offene Anfragen, Stunden und Verdienst, Agenda der Woche

Nächster Einsatz, offene Anfragen und passende Schichten auf einen Blick
Stunden und Verdienst im Monat — auch für die Minijob-Grenze
Urlaub und Wunschzeiten selbst eintragen, die Planung sieht sie

Mehr für Dein Personal →

Screenshots mit Testdaten · zum Vergrößern anklicken

Bedarf melden statt hinterhertelefonieren

Dein Personal bewirbt sich — Du wählst aus.

Statt jeden einzeln zu fragen, schreibst Du die freien Plätze aus. Wer passt und Zeit hat, bewirbt sich selbst. Du musst nur noch bestätigen — und entscheidest, wer am besten passt.

Bedarf ausschreibenSchalter an der Schicht umlegen, Anforderungen wie „Theke, Zapfen“ festlegen.
Passendes Personal bewirbt sichNur wer die Anforderungen erfüllt, sieht die Schicht in persoo Crew und bekommt eine Mail — ein Klick, beworben.
Du suchst Dir aus, wer passtAlle Bewerbungen mit Bewertung, Monatsstunden und Nachricht. Annehmen, ablehnen, fertig.

Theke · Samstag, 16:00 – 23:30

3 Plätze frei · ausgeschrieben · 5 Bewerbungen

ZapfenKasse

NWNina W.Bewertung Top · 12 h im Monat · „Kann auch länger“Annehmen

DKDavid K.Bewertung OK · 4 h im MonatAnnehmen

SLSara L.Bewertung Top · 20 h im MonatAnnehmen

TBTim B.Würde seine Monatsstunden-Grenze überschreiten

Bewerbungen sind kostenlos · berechnet wird erst die Zusage · auch neues Personal findest Du so: persoo Recruiting →

So geht’s

Vom leeren Plan zur vollen Schicht

Vier Schritte — und Dein Personal weiß Bescheid, ohne dass Du hinterhertelefonierst.

1

Event anlegen

Lege Tage, Positionen wie Einlass, Theke oder Aufbau und Schichten mit der Zahl der benötigten Plätze an — oder starte aus einer Vorlage. Wiederkehrende Tage duplizierst Du auf bis zu 60 Termine auf einmal.

2

Bedarf melden

Schreib die Schicht aus — passendes Personal bewirbt sich selbst und Du wählst aus. Oder lade gezielt ein: persoo zeigt, wer passt und Zeit hat, oder teilt auf Knopfdruck automatisch zu.

3

Zusagen sammeln

Dein Personal bekommt die Einladung per E-Mail und sagt zu oder ab, auf Wunsch mit Grund. Vor dem Einsatz erinnert persoo automatisch, Änderungen am Event werden mitgeteilt.

4

Durchführen & abrechnen

Ist-Zeiten, Pausen und No-Shows erfassen — oder Dein Personal bucht sich selbst ein und aus. Danach exportierst Du Stundenzettel und Abrechnungsbögen.

Funktionen

Alles für Deine Personalplanung

Einfach zu bedienen — und trotzdem stark genug für Großveranstaltungen mit vielen Tagen und Schichten.

Planungstafel

Events mit Tagen, Positionen, Schichten und Plätzen in einer Übersicht, mit Füllstand je Schicht. Events sortierst Du in Ordner, der Fokus-Filter blendet aus, was gerade nicht zählt.

Duplizieren & Vorlagen

Einen fertigen Tag auf bis zu 60 weitere Termine kopieren, ganze Events duplizieren oder als Vorlage speichern — für Messen, Festivals und die wöchentliche Planung in der Gastronomie.

Passende Vorschläge

persoo schlägt vor, wer auf einen Platz passt: nach Skills, Tags und Deiner Bewertung, unter Berücksichtigung von Abwesenheiten und Überschneidungen. Wer nicht kann, steht mit Grund dabei.

Ausschreibung & Bewerbung

Offene Schichten ausschreiben, und Dein Personal bewirbt sich — Du entscheidest. Für neues Personal gibt es öffentliche Bewerbungsseiten mit Voting im Team und Übernahme in den Pool.

Mehr zum Recruiting →

Personal-Pool

Stammdaten, eigene Felder und Pflichtangaben, Skills und Tags, Bewertungen (Top, OK, Schlecht — nur für Dich sichtbar). Dein Personal pflegt seine Angaben selbst, Du kannst sie ergänzen.

Abwesenheiten & Wunschzeiten

Urlaub und Abwesenheiten, Wunsch- und Sperrzeiten fließen in die Vorschläge ein. Eine Monatsstunden-Grenze je Person zeigt Dir rechtzeitig, wenn es eng wird.

Zeiterfassung

Ist-Zeiten, Pausen und No-Shows je Schicht. Auf Wunsch bucht sich Dein Personal selbst ein und aus — Du legst fest, ob das erlaubt ist.

Exporte für die Abrechnung

Personalplan als PDF und Excel, Stundenzettel als PDF oder CSV, Abrechnungsbögen je Person mit ihrem Stundensatz — einzeln oder gesammelt als ZIP.

Plan teilen

Den Plan für Auftraggeber oder Location per Link freigeben — optional mit Passwort und wählbarer Namensanzeige. Der Link läuft nach dem Event von selbst ab.

Aufgaben & Team-Chat

Direkt an der Planungstafel: Aufgaben für Dich oder das Team und ein Chat je Event — damit Absprachen nicht in fünf Kanälen verschwinden.

Locations & Auftraggeber

Adressen, Rechnungsdaten, Bewertung und Bild zentral gepflegt. Öffentliche Angaben sieht Dein Personal am Einsatz, interne Notizen bleiben im Team.

Dokumente & Unterschriften

Verträge und Belehrungen als PDF-Vorlage, Felder frei platziert. Zuweisen per Filter, unterschreiben lassen, gesammelt herunterladen.

Entwurf & Silent-Modus

Erst in Ruhe planen, dann Bescheid geben

Solange ein Event im Entwurf ist, schiebst und tauschst Du in Ruhe — Einladungen, Ausschreibungen und Änderungs-Mails bleiben zurück. Auch ein laufendes Event schaltest Du in den Silent-Modus. Wenn der Plan steht, aktivierst Du — mit oder ohne Nachricht ans Personal. Dein Personal bekommt eine Nachricht statt zehn.

Theke · Samstag, 16:00 – 23:30

1 Platz frei · Vorschläge für diese Schicht

ZapfenKasseBewertung ab OK

NWNina W.Zapfen, Kasse · Bewertung TopEinladen

DKDavid K.Zapfen · Bewertung OKEinladen

SLSara L.Hat sich beworben · Zapfen, KasseAnnehmen

EHEmre H.Nicht verfügbar: Abwesenheit eingetragen

JPJulia P.Nicht verfügbar: Überschneidung mit anderem Einsatz

Besetzen

Wer passt, wer hat Zeit?

Leg fest, was eine Schicht braucht — etwa „Theke, Zapfen, Samstag“ — und persoo zeigt Dir das passende Personal. Du verplanst direkt, Dein Personal muss nur noch bestätigen.

Skills mit UND/ODER-Verknüpfung, Tags und Mindestbewertung
Abwesenheiten und Überschneidungen werden erkannt — auch mit Einsätzen bei anderen Agenturen, ohne sie zu nennen
Bewerbungen auf ausgeschriebene Schichten annehmen oder ablehnen — und neues Personal über persoo Recruiting gewinnen
Mails „Passender Job“ an geeignetes Personal, gesammelt statt einzeln

Neu · Automatisch zuteilen

Ein Klick — und der Plan ist besetzt.

Statt jeden Platz einzeln zu vergeben, lässt Du persoo ein ganzes Event, einen Tag, eine Position oder eine einzelne Schicht füllen. Eingeladen wird nur, wer wirklich passt — Dein Personal sagt wie gewohnt selbst zu.

Anforderungen, Abwesenheiten, Überschneidungen und Monatsstunden-Grenzen werden beachtet
Du bestimmst die Priorität: Bewertung, Wunschzeiten, faire Verteilung der Stunden, schon am selben Tag vor Ort oder am längsten nicht eingesetzt
Die Reihenfolge speicherst Du als Standard für Deine Agentur und passt sie je Lauf an
Auf Wunsch erst in den Silent-Modus: Ergebnis prüfen, dann gesammelt informieren
Was offen bleibt, siehst Du mit Grund — die Vorschläge an der Schicht zeigen, woran es liegt

Dialog „Automatisch zuteilen“ in persoo: Prioritäten Interne Bewertung, Wunschzeiten, Wenig Stunden im Monat, Schon am selben Tag eingeplant, Am längsten nicht eingesetzt; Option Silent-Modus — Automatisch zuteilen in team.persoo.de (Testdaten)

Für Dein Personal

Zusagen mit einem Klick — ohne Passwort

Dein Personal nutzt persoo Crew kostenlos im Browser — mit eigenem Dashboard, Kalender und allen Agenturen an einem Ort.

Anmeldung per E-Mail-Link

Kein Passwort, das vergessen wird: Dein Personal meldet sich über einen Anmeldelink an, den persoo per E-Mail schickt.

Zu- und Absage

Einladungen annehmen oder mit Grund ablehnen, auf offene Schichten bewerben und alle eigenen Einsätze mit Zeiten und Ort im Blick behalten.

Kalender-Abo

Alle Einsätze als Kalender-Abo für iPhone, Android oder Outlook — über alle Agenturen hinweg, mit Erinnerung drei Stunden vorher.

Profil selbst pflegen

Kontaktdaten, Qualifikationen, Abwesenheiten und Nachweise wie den Gewerbeschein trägt Dein Personal selbst ein. Du siehst immer den aktuellen Stand.

Dokumente unterschreiben

Verträge und Belehrungen als PDF-Vorlage mit Feldern — Dein Personal füllt aus und unterschreibt direkt auf dem Handy.

Selbst ein- und ausbuchen

Wenn Du es erlaubst, erfasst Dein Personal Beginn, Ende und Pause selbst — Du prüfst und korrigierst in der Planung.

Mehr für Dein Personal Zum Login für Personal →

Bald für iPhone und Android

persoo kommt als App — für Dich und Dein Personal

persoo Team meldet Absagen sofort und schlägt Ersatz vor. persoo Crew bringt Einladungen aufs Handy — zusagen mit einem Tipp, am Einsatzort ein- und ausbuchen.

Mehr zur App

Für wen?

Viele Branchen, eine Lösung

Überall dort, wo mit einem Pool aus Aushilfen, freiem oder ehrenamtlichem Personal geplant wird.

Veranstalter & Agenturen

Viele Events, viele Schichten, ein Personal-Pool: Abstimmen dauert mit persoo Minuten statt Tage.

Gastronomie & Catering

Bar, Café, Club oder Catering: Woche anlegen, duplizieren, anpassen — Urlaub und Wunschzeiten sind schon berücksichtigt.

Festivals

Mehrere Tage, Auf- und Abbau, Tausende Gäste: Der Plan hält, auch wenn es regnet — und Absagen siehst Du sofort.

Messen & Kongresse

Hostessen, Standpersonal, Technik und Vortragsslots — Tag für Tag dupliziert und sauber besetzt.

Vereine & Hilfsorganisationen

Freiwillige koordinieren: Wer ist wann an der Essensausgabe, wer an der Kasse? Helfer bewerben sich selbst auf offene Schichten.

Promotion & Sampling

Einsätze an vielen Orten, wechselnde Teams, Nachweise und Stundenzettel für die Abrechnung beim Auftraggeber.

Datenschutz & Sicherheit

Personaldaten in sicheren Händen

Wer Personal plant, verarbeitet sensible Daten. persoo ist dafür gebaut.

Verschlüsselte Angaben

Sensible Daten wie Sozialversicherungs- und Steuernummer werden verschlüsselt gespeichert. In der Planung siehst Du nur, ob sie vorliegen.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Sichere Deinen Zugang mit einer Authenticator-App und Backup-Codes ab. Team und Personal melden sich über getrennte Oberflächen an.

AVV & DSGVO

Den Auftragsverarbeitungsvertrag schließt Du direkt in persoo ab. Löschfristen, Auskunft nach DSGVO und Muster-Rechtstexte für Einwilligungen sind eingebaut.

Nachvollziehbar

Exporte und Einsicht in Personaldaten werden protokolliert, hochgeladene Dateien auf Schadsoftware geprüft.

Preise

Du zahlst nur, wenn geplant wird

Keine Grundgebühr, kein Abo mit Mengengrenzen. Abgerechnet wird jede Zusage — also jeder bestätigte Platz in einer Schicht.

Pro Zusage

0,25 €

je bestätigtem Platz in einer Schicht

Absage innerhalb von 24 Stunden nach der Zusage? Wird nicht berechnet. Umbesetzen kostet nichts extra.

Dein Team

2 inklusive

Teammitglieder für die Planung

Jedes weitere Mitglied 3,50 € im Monat. Dein Personal zählt nicht dazu.

Immer kostenlos

0 €

für Personal, Einladungen, Bewerbungen

Ein großer Personal-Pool kostet nichts. Auch Absagen, Ausschreibungen und die Crew-Oberfläche nicht.

Alle Preise netto zzgl. 19 % MwSt. · monatliche Rechnung · Beispiel: 20 Personen × 2 Schichten × 3 Tage = 120 Zusagen = 30 € netto

Kostenlos starten Preise & Rechner

FAQ

Häufige Fragen

Was kostet persoo?

Es gibt keine Grundgebühr. Du zahlst 0,25 € netto pro Zusage – also pro Person und Schicht, die Dein Personal bestätigt. Zwei Teammitglieder sind inklusive, jedes weitere kostet 3,50 € netto im Monat. Einladungen, Absagen, Bewerbungen und die Größe Deines Personal-Pools kosten nichts. Alle Preise

Was zählt als Zusage?

Eine Zusage ist ein bestätigter Platz in einer Schicht. Wer an drei Tagen je eine Schicht arbeitet, sind drei Zusagen. Wird ein Platz nur umbesetzt, entsteht keine zweite Gebühr. Sagt jemand innerhalb von 24 Stunden nach der Zusage wieder ab, wird die Zusage nicht berechnet.

Kann sich mein Personal selbst auf Schichten bewerben?

Ja. Du schreibst eine Schicht mit einem Schalter aus. Passendes Personal – nach Skills und Tags, die Du festlegst – sieht sie in persoo Crew, bekommt eine Mail und bewirbt sich mit einem Klick. Du siehst alle Bewerbungen mit Bewertung und Monatsstunden und nimmst an, wer am besten passt. Die Person bestätigt noch einmal, dann steht der Platz.

Kann persoo Schichten automatisch besetzen?

Ja. Die automatische Zuteilung füllt freie Plätze eines ganzen Events, eines Tages, einer Position oder einer einzelnen Schicht mit passendem Personal. Berücksichtigt werden Anforderungen, Abwesenheiten, Überschneidungen und Monatsstunden-Grenzen; unter den Passenden entscheidet Deine Priorität, etwa Bewertung, Wunschzeiten oder faire Verteilung. Das Personal wird eingeladen und sagt selbst zu.

Braucht mein Personal einen Account?

Dein Personal meldet sich ohne Passwort über einen Anmeldelink per E-Mail an und sagt dort zu oder ab. Für das Personal ist persoo kostenlos.

Gibt es eine App?

Bald: persoo Team für die Planung und persoo Crew für Dein Personal, für iPhone und Android. Bis dahin läuft persoo im Browser – am Rechner und auf dem Smartphone. Mehr zur App

Wie schützt persoo die Daten meines Personals?

Sensible Angaben wie Sozialversicherungs- oder Steuernummer werden verschlüsselt gespeichert. Die Anmeldung lässt sich mit einem zweiten Faktor absichern, der Auftragsverarbeitungsvertrag wird direkt im Produkt abgeschlossen, und Löschfristen sowie Auskünfte nach DSGVO sind eingebaut.